Suivi des équipements médicaux

Le module Équipement vous assure une traçabilité complète de vos dispositifs médicaux en temps réel, de visualiser leurs mouvements et de sécuriser leur inventaire au sein de votre établissement.

Comprendre nos tags de suivi

Avant de commencer, identifier la technologie de nos tags pour comprendre leur comportement.

⚠️ Important : Un équipement est suivi soit par Bluetooth, soit par GPS. Toutefois, vous pouvez toujours ajouter un tag passif (RFID) en complément (associer 2 tags à un équipement) pour faciliter vos inventaires manuels. (En savoir plus sur les tags)

Selon vos besoins de suivi, chaque tag fonctionne différemment :

• Les tags actifs (BLE) par bluetooth : Usage intérieur. Ils émettent un signal toutes les 5 secondes vers les récepteurs installés dans vos services (étages, couloirs) pour une localisation précise sur vos plans.

• Les tags GPS : Usage extérieur. Ils sont autonomes. Dès l’association à un équipement, la cartographie s’actualise automatiquement sans avoir besoin de configurer votre site ou d'installer un récepteur. Ils transmettent leur position aux satellites dès qu'un mouvement est détecté, ou a minima une fois par jour pour confirmer leur présence.

• Les tags passifs (RFID) : Déclarer des positions. Ils sont localisés que lorsque l’on scanne avec un lecteur de Tag RFID lié à notre application mobile.

L’interface WEB

Géolocalisation

Cette page permet d’avoir une vision détaillée de la répartition de vos équipements par site, bâtiment, étage et par zone.

Spécificité des tags GPS : dès qu’un tag GPS est associé à un équipement et capté par un satellite, sa position s’actualise automatiquement sur la cartographie. Contrairement aux tags actifs (BLE), le GPS n'a pas besoin d'être capté par un récepteur spécifique. Il s'affiche instantanément sur la carte.

Utilisation de la carte :

• Zones extérieures : Pour les équipements suivis par GPS, la cartographie affiche la position sur les zones hors bâtiments que vous avez prédéfinies.

• Navigation en profondeur : Cliquez sur les marqueurs chiffrés pour rentrer dans le détail de vos plans. Selon votre architecture SIGSCAN, vous passez progressivement de la cartographie générale au site, puis au bâtiment et à l'étage, jusqu'à visualiser les zones et l'emplacement exact des équipements.

• Recherche ciblée : Retrouvez rapidement un équipement via la barre de recherche ou les filtres des en-têtes de la colonne sur la droite. Ou bien, d'un simple clic sur un équipement, vous obtenez sa position exacte accompagnée de la date et de l’heure de sa dernière détection.

• Personnalisation : Ajustez les informations visibles dans la liste en cliquant en bas à droite sur “Gérer les colonnes” pour ajouter et/ou supprimer les configurations des équipements.

Liste des équipements

Cette page centralise tous vos équipements médicaux créés dans votre organisation. Vous pouvez les trier/filtrer et les associer ou dissocier.

Recherche et filtres :

La barre de recherche centrale vous permet d’effectuer une recherche par :

• Le nom de l’équipement.

• Le nom du tag.

• La zone.

• Le service d’appartenance.

• La catégorie de zone.

• Et les configurables des équipements.

Pour activer les filtres, cliquez sur les intitulés de colonne : Associer/Dissocier, Œil (visibilité), Tag, Nom, Zone, Durée dans la zone et service d’appartenance.

Vous pouvez aussi rendre visibles des configurations des équipements de vos matériels médicaux directement dans la liste. Cliquez en bas à droite du tableau sur la mention “Gérer les colonnes” et ajoutez ou supprimez les configurations des équipements souhaités.

Utilisez le bouton d'export (bas droite) pour extraire les données en conservant vos filtres actifs. Ou bien le bouton import pour créer vos équipements en masse.

Fiche détaillée et historique

Depuis la liste des équipements, vous pouvez accéder aux détails de chacun. Cliquez sur un équipement pour accéder à l’ensemble de ses informations et à celles du tag associé.

• Informations de base : l’image du service d’appartenance à côté du nom en haut, le nom de l'équipement, le service d’appartenance, les configurations (les champs) rattachées et le tag associé (tag actif “BLE”, tag passif “RFID” ou tag GPS).

• Historique des modifications ( Suivi des changements) : Consultez l'historique de toutes les modifications effectuées (changement de champs, associations/dissociations de tags, création de l’encours). Chaque action est tracée avec sa date, l'heure précise et l'auteur de la modification.

Vous retrouvez également des informations complémentaires :

• Historique des positions : il liste toutes les positions enregistrées. Les positions sont regroupées en une seule ligne tant que votre équipement reste au même endroit. Vous pouvez filtrer ces résultats par période. Vous pouvez activer un diagramme spaghetti en cochant la mention “voir les déplacements” (ceci est disponible uniquement pour des déplacements sur le même étage).

• Statistiques : un graphique vous montre la répartition du temps de présence par catégorie de zone (ex : non utilisation et utilisation). Passez votre curseur sur le graphique pour consulter en détail le temps de présence (heure +%).

Gestion de vos équipements (ajout et modification)

Pour identifier et suivre vos matériels avec SIGSCAN, il est nécessaire de les créer au préalable dans le logiciel. Cela permet d’associer un tag à un équipement, en suivant ce tag, vous assurez la traçabilité de votre équipement.

Rendez-vous dans le module Équipement > Liste des équipements.

Créer un équipement

Pour créer un nouvel équipement, cliquez sur le bouton en bas à droite de la page.

Donnez un nom à votre équipement et attribuez-lui un service d’appartenance (les services d’appartenance sont définis lors de la configuration du logiciel). Selon le service d’appartenance que vous attribuerez à votre équipement, vous aurez des champs supplémentaires à remplir (configurations des équipements).

Une fois toutes les informations renseignées, pensez à valider en bas à droite .

Modifier un équipement existant

La gestion d’un équipement comprend la modification de ses divers champs, de l’équipement (rattaché à son service d’appartenance), de son nom ou de son service d’appartenance.

Entrez sur le détail d’un équipement et cliquez sur en bas à droite de votre écran. Modifiez les informations que vous souhaitez et validez vos modifications en cliquant sur en bas à droite de votre écran.

Associer et dissocier des équipements avec des tags actifs (BLE) et par GPS via le WEB

⚠️ Attention : Sur le Web, vous ne pouvez associer que des tags BLE et GPS. Pour rappel, un équipement est suivi soit par un tag BLE, soit par un tag GPS. Pour les tags RFID, utilisez l’application mobile.

L’association et la dissociation des équipements sont l’une des principales actions à réaliser lors de l’utilisation de SIGSCAN.

Suivez ces étapes pour rendre associer un tag (BLE/RFID/GPS) à un équipement :

1. Rendez-vous dans la liste de vos équipements

2. Choix de la méthode :

   1. Via la liste : utilisez le filtre Tag pour afficher les équipements non associés. Puis sur le bouton .

      

   2. Via la fiche détaillée : cliquez sur l'équipement. Dans la partie “Tag”. Cliquez sur les 3 points. Puis sur Associer.

3. Renseignez le nom de tag préalablement définit. Généralement, par défaut le nom du tag est sa MAC adresse pour les tags BLE ou IMEI pour les tags GPS. (Pour en savoir plus sur l’ajout d’un tag rendez-vous ici)

4. Cliquez sur Associer pour confirmer.

Dissocier un équipement (2 méthodes)

Pour libérer un tag ou remplacer un tag d’un équipement

Méthode 1 : Depuis la liste globale (Action rapide)

Par défaut, la liste affiche les matériels associés. Identifiez l'équipement et cliquez directement sur le bouton Dissocier à l'extrémité de la ligne.

Méthode 2 : Depuis la fiche détaillée (Gestion précise)

Ouvrez la fiche de l'équipement. Dans la section TAG, cliquez sur les trois points puis sélectionnez Dissocier.

⚠️ Important : Une fois la dissociation validée, l'historique des positions est conservé, mais l'équipement n'apparaîtra plus en temps réel sur vos plans (onglet Géolocalisation) tant qu'un nouveau tag ne lui aura pas été affecté.

Historique des positions

Cet onglet affiche toutes les positions enregistrées dans SIGSCAN. Il se limite à celles liées aux équipements. Vous pouvez rechercher, filtrer les résultats via la recherche avancée et ajouter des colonnes à l'affichage. Enfin, le bouton d'export situé en bas à droite permet d'extraire l'historique en conservant vos filtres actifs.

Les alertes sur vos équipements médicaux

L’outil SIGSCAN vous permet de configurer des alertes afin de suivre votre matériel et d'être informé lors de situations de votre choix. Depuis le sous-menu “Alertes” de l’interface WEB, cliquez sur “Configuration” pour accéder à la liste des alertes configurées.

Configurer une alerte

Module Équipements > Alertes > Configuration

Pour configurer une alerte, vous devez avoir des droits spécifiques (voir avec votre administrateur) et vous pouvez définir des alertes pour vous-même, tous les utilisateurs, des personnes spécifiques ou un groupe en particulier.

1. Cliquez sur en bas à droite de la page pour ajouter une nouvelle alerte.

2. Donnez un nom à votre alerte, choisissez un type d’alerte (le sujet de l’alerte). Vous pouvez choisir parmi la liste suivante :

• Tous les équipements = tous les équipements enregistrés et associés.

• Un équipement = un équipement identifié.

• Le service d’appartenance = les équipements du service identifié.

• Champ de configuration = les équipements ayant la configuration identifiée (configuration des équipements).

3. Identifiez la condition (l'état) du type dans lequel vous souhaitez être alerté. Vous devrez peut-être compléter des champs supplémentaires pour plus de précision (par exemple : une durée, une zone, etc).

4. Choisissez le destinataire et où il sera notifié lorsque l’alerte se déclenchera.

5. Optionnel : programmez une période de désactivation temporaire de l’alerte si nécessaire.

Pour consulter la liste des alertes, rendez-vous dans l’onglet “Alertes”.

Consulter les notifications de vos alertes

Retrouvez vos notifications de vos alertes dans l’onglet “Liste des alertes”. Vous y trouverez l’intégralité de vos alertes sous forme de liste.

Vous pouvez rechercher et filtrer vos notifications/alertes, mais aussi supprimer vos notifications, les marquer comme lues. Pour modifier leurs statuts avec ces icônes : .

Exporter l’intégralité de vos notifications pour les consulter hors ligne en cliquant sur , en bas à droite.

Créer des automatisations

Vous pouvez créer des automatisations dans SIGSCAN, cela vous permet d’identifier un état, une situation qui déclenchera une action ou une série d’actions.

Pour créer une automatisation, rendez-vous dans l’onglet “Paramètres” du module “Équipements” et rendez-vous dans “Automatisations”. Vous y trouverez la liste de vos automatisations.

1. Cliquez sur en bas à droite, pour créer une nouvelle automatisation.

2. Choisissez un événement déclencheur :

• interaction avec un tag

  • Appui bouton court

  • Appui bouton long

3. Filtrez les équipements concernés :

• Un équipement = tous les équipements.

• L’équipement = un équipement concerné par l’automatisation.

• Le service d’appartenance = les équipements du service concerné par l’automatisation.

• Champ de configuration = les équipements ayant la configuration identifiée (configuration des équipements).

4. Ajoutez une action à réaliser (vous pouvez ajouter plusieurs actions) :

• Envoyer une notification :

  • à : vous-même, tous les utilisateurs, des personnes spécifiques ou un groupe en particulier.

  • par : notification dans le navigateur, e-mail (courriel) et TAMAT.

• Modifier un champ (une configuration d'équipemnt) :

  • 1. Sélectionnez le champ que vous souhaitez modifier.

  • 2. Indiquez la valeur que vous voulez appliquer au champ.

5. Validez votre automatisation en cliquant sur en bas à droite.

Retrouvez toutes vos automatisations dans la liste dédiée (onglet “Automatisation”). Cliquez sur l’une d’elles pour en consulter les détails.

L’application mobile

L’application mobile SIGSCAN Healthcare est disponible sur les terminaux mobiles fournis avec la solution. Ces terminaux sont équipés d’un lecteur RFID et d’un lecteur de code-barres.

L'utilisation des terminaux mobiles est préconisée pour la recherche d’un équipement et l’association/dissociation des tags, notamment les tags passifs RFID.

Navigation dans l’application mobile

Avant toute manipulation dans l’application, vérifiez que vous êtes bien dans le module “Équipement”. Si ce n’est pas le cas, revenez à l'écran de sélection via la flèche “retour” du terminal mobile (en bas à gauche) pour le sélectionner.

Le menu de navigation vous permet d’accéder directement aux 4 fonctionnalités suivantes :

Associer un tag (BLE ou RFID)

Faire de la double association

Le module Équipement vous permet de faire de une double association, c’est-à-dire associer un équipement à un tag actif (BLE) et passif (RFID).

Liste des équipements de l’application mobile

1. Créer un nouvel équipement depuis l’application mobile

2. Rechercher un équipement associé à tag RFID depuis le terminal

Déclarer des positions depuis l’application sur le lecteur mobile

Le positionnement des équipements dans SIGSCAN est au cœur du fonctionnement de notre solution. Selon le type de tag, leur positionnement se fait différemment.

• Les tags actifs (BLE) : Ils émettent un signal toutes les 5 secondes qui sont capté par différents récepteurs appartenant eux-mêmes à des zones. Le positionnement des tags BLE est donc automatique grâce à des configurations lors de l’installation de la solution.

• Les tags passifs (RFID) : ils n’émettent pas de signal sauf s’ils sont interrogés par un lecteur à proximité (fixe ou mobile). Pour trouver et attribuer une position à un tag passif, il vous faut donc le scanner.

Déclarer des positions depuis l’application mobile vous permet de scanner votre matériel et lui attribuer une position,

Cliquez sur Déclarer des positions, il vous faut maintenant indiquer la zone que vous souhaitez attribuer à vos équipements, cliquez sur “Saisie manuelle” et entrez l'étage et la zone que vous souhaitez.

Scannez les équipements pour lesquels vous souhaitez déclarer une position avec la gâchette supérieure de votre pistolet. Si vous rencontrez des problèmes de détection, vous pouvez toujours ajouter manuellement un équipement à votre liste.

Validez votre sélection après vous être assuré que tout était conforme, l’application vous renverra vers le menu principal tout en affichant une pop-up de confirmation ou non en bas de votre écran.

Dissocier un tag d’un équipement depuis l’application mobile

Depuis l’option de dissociation d’un équipement sur l’application mobile, vous pouvez dissocier tout type de tag. Il vous suffit de scanner la MAC adresse présente sur le tag ou de rechercher manuellement le nom du tag dans la liste des tags.

Une fois sélectionné, le tag se dissocie directement et l’application vous renvoie au menu principal.